Introduzione alla posta elettronica

Sulla questione della posta elettronica va fatto un ragionamento piuttosto complesso.

La posta elettronica è di fatto un mezzo che ha rivoluzionato la comunicazione, sia quella fra individui nella loro vita privata, sia nel mondo del lavoro, a livello aziendale, fra collaboratori e liberi professionisti.

Alla fine degli anni '90 era molto in uso la cosiddetta web mail, la posta elettronica si consultava direttamente online su apposti portali che fornivano tale servizio.

Con l'avvento dei client di posta elettronica Outlook Express, Microsoft Outlook, Lotus Note, Evolution, e molti altri non era più necessario consultare la posta elettronica direttamente online.

In quel periodo nelle case cominciano a comparire i primi Personal Computer per uso domestico ma le tariffe per le connessioni ad Internet erano ancora molto elevate. Quando ci si collegava ad internet tramite doppino telefonico a 56kbps era essenziale minimizzare i tempi di connessione. Il client di posta elettronica (ovvero il software per la gestione della posta elettronica) scaricava la posta direttamente sul PC. Ci si disconnetteva da Internet (risparmiando sui costi della bolletta) in modo tale da potere leggere in tutta calma i messaggi di posta elettronica.

Con la comparsa delle tariffe “flat” le connessioni rimangono prevalentemente aperte 24 ore su 24.

Personalmente ancora ho l'abitudine di scaricare la posta elettronica all'interno di un client di posta elettronica. Mozilla Thunderbird (che per altro è un software libero) svolge meravigliosamente questo lavoro. Tuttavia va detto che la pratica di usare un client di posta è ormai superata.

Utile certamente perché consente di conservare e archiviare in ordine i vecchi messaggi. Lettere alle quali rimaniamo particolarmente affezionati, qualche messaggio di avvenuta registrazione a qualche portale o sito utile.

Tuttavia questo modo di gestire la posta elettronica è diventato davvero insostenibile. Il numero di messaggi che vengono scambiati ogni giorno è incalcolabile anche per il singolo individuo. Raccogliere, cumulare e conservare tutti i messaggi è assolutamente improponibile. Con un po' di realismo e senso pratico ci si può rendere conto da soli che i messaggi conservati non verranno mai riletti. Appartengono al passato ed è perfettamente inutile conservarli.

Se un tempo era necessario conservare i messaggi di posta delle nostre registrazioni ai portali, alle community o ai forum online, oggi questa necessità è quasi completamente decaduta.

Quando ci dimentichiamo un nome utente o una password, nei migliori siti web è possibile effettuare il recupero dei nostri dati di accesso inserendo semplicemente il nostro indirizzo di posta elettronica.

La tendenza, di fatto, dovrebbe essere quella di ritornare ad utilizzare la web-mail ovvero il servizio di posta elettronica consultabile direttamente online.

I vantaggi di gestire la posta elettronica direttamente online sono numerosissimi:

  • Niente backup dei vecchi messaggi;
  • Niente virus sul nostro computer;
  • Niente posta elettronica indesiderata;
  • Accessibilità da qualsiasi computer nel mondo.

Bisogna riuscire ad essere elastici, flessibili rispetto alle nuove tendenze. L'ideale è utilizzare in parallelo entrambi i sistemi, sia la web-mail che il client di posta elettronica.

Un’alternativa ibrida è quella di utilizzare un protocollo IMAP che consente, dopo opportune configurazione di tenere una copia identica dei messaggi nel client e nel server di posta elettronica in arrivo in modo da poter usufruire delle potenzialità di gestione della posta per mezzo del Client di posta pur conservando sul web i messaggi che rimangono accessibili da qualsiasi computer con il solo uso di username e password.

Scelta dell'indirizzo e-mail

Scegliete il vostro indirizzo di posta elettronica in modo chiaro e preciso: deve parlare di voi in modo univoco. Scegliete quindi un indirizzo con il vostro nome e cognome in modo che siano facili da memorizzare, facili da digitare, unici. Un errore tipico è quello di scegliere un indirizzo con numeri o abbreviazioni. Es. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. dovrebbe invece essere Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Se il nome e cognome è stato già utilizzato da un vostro omonimo dovete fare in modo di elaborare qualcosa di creativo che comunque rispetti criteri di semplicità.

Metodo

  • Decidete se volete utilizzare un servizio di posta elettronica web based oppure utilizzare un client di posta.
  • Procuratevi un account di posta elettronica presso i più noti motori di ricerca. Questi offrono un indirizzo di posta elettronica sicuro. Associato al vostro account di posta elettronica vi sarà fornito automaticamente il servizio di web-mail per la consultazione della posta direttamente online. Il servizio di antispam contro la pubblicità indesiderata, il servizio antivirus.
  • Scegliete un nome semplice da ricordare e facile da digitare (es. Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.);
  • Scegliete una password complessa quanto basta da non essere scoperta (saranno sufficienti 8-9 caratteri composti di lettere e numeri per avere una password sufficientemente sicura).
  • Se necessario scegliete un client di posta elettronica. Fra i molti a disposizione potete            scegliere tranquillamente anche fra quelli gratuiti. Mozilla Thunderbird è un eccellente client di posta ed è provvisto di componenti aggiuntivi per poter gestire anche la vostra agenda ed il vostro elenco di attività da svolgere. Questo genere di software lo potreste scaricare comodamente da internet utilizzando il vostro browser per navigare. Una veloce ricerca su un motore di ricerca vi farà trovare subito quello di cui avetebisogno. Altre due valide alternative sono Eudora e Incredimail. Inutile fare troppi tentativi se non avete idea della differenza installate il migliore. Il momento più importante non è la scelta ma l'apprendimento del suo funzionamento.
  • L'utilizzo di un client di posta elettronica come Thunderbird non esclude la possibilità di consultare la posta direttamente dalla web-mail.

Posta elettroncia senza stress

La posta elettronica è un mezzo di comunicazione che ha letteralmente stravolto il nostro modo di lavorare e di comunicare.

Prima di tutto va tenuto presente che la comunicazione scritta ha un valore e una forza totalmente diversa rispetto alla comunicazione verbale. Mancano completamente gli elementi di meta-linguaggio ovvero tutte le espressioni facciali, tono della voce e gestualità del corpo che normalmente accompagnano il linguaggio in un incontro dal vivo.

Questa carenza facilita ovviamente i rapporti di lavoro ma complica la comunicazione ingenerando spesso malintesi sul senso generale delle frasi.

Quando rispondete ad una mail di lavoro fate in modo di inoltrare anche il contenuto della domanda. Se nel contenuto della mail trovate più di una domanda potete rispondere punto per punto intercalando la vostra risposta al testo del richiedente. Potete selezionare un colore diverso per evidenziare la vostra risposta. Ricordatevi di precisare all’inizio della risposta con una formula di cortesia come:

“Gentile Sig. Tal dei Tali, le rispondo punto per punto alle sue domande...”.

E' un modo molto efficace per consentire al richiedente di contestualizzare correttamente la vostra risposta.

Metodo: come gestire la posta

  • Non rispondere alle mail sull'onda dell'emotività.
  • Usare l'oggetto per indicare precisamente il contenuto della mail.
  • Inserire sempre i propri recapiti nella propria posta di lavoro.
  • Gestire diversi account per diversi scopi (lavoro-personale) ...
  • Organizzare le cartelle di posta in arrivo.
  • Conservate i messaggi del solo anno passato.
  • Utilizzate l'etichettatura dei messaggi per individuare quelli importanti.
  • Salvate il messaggio in bozze e fatevi una passeggiata
  • Usate il sistema di etichettatura dei messaggi
  • Non procrastinate troppo le risposte ai messaggi. Chi vi scrive aspetta una risposta.
  • Ricordatevi di allegare la domanda alla risposta è ridicolo ricevere messaggi di cui non si conosce oggetto o addirittura risposte a utenti che non si ricorda neppure di aver contattato.
  • Imparate le regole della “netiquette” ovvero le regole di buona cortesia per la composizione dei messaggi elettronici.